Persónuverndarstefna Fræðslumiðstöðvar atvinnulífsins
Fræðslumiðstöð Atvinnulífsins (FA) leggur mikla áherslu á að meðhöndla þær persónuupplýsingar sem hún býr yfir af öryggi og fagmennsku. Stefna FA tekur mið af lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Hér er gerð grein fyrir því hvaða persónuupplýsingum FA býr yfir, í hvaða tilgangi unnið er með þær og hvernig varðveislu er háttað. Öll vinnsla á persónuupplýsingum sem unnin er hjá FA skal taka mið af þessari stefnu.
Stefna þessi á einnig við um starfsemi Fræðslusjóðs og Hæfniseturs ferðaþjónustunnar sem starfa á sömu kennitölu.
Gildissvið
Persónuupplýsingar í skilningi persónuverndarstefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar. Um nánari skilgreiningu á því hvað teljist persónuupplýsingar og hvað teljist viðkvæmar persónuupplýsingar vísast til 2. og 3. tl. 3. gr. l. 90/2018.
Með vinnslu persónuupplýsinga er vísað til aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki, söfnun, skráning, flokkun, varðveisla, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu, dreifing eða aðrar aðferðir til að gera upplýsingarnar tiltækar, samtenging eða samkeyrsla, eyðing eða eyðilegging.
Nemendabókhald
Fræðslumiðstöð atvinnulífsins safnar ekki persónuupplýsingum en hefur fyrir hönd Fræðslusjóðs aðgang að aðgangsstýrðu nemendabókhaldskerfi, INNU. Aðgangur er veittur á grundvelli 2.mgr. 13 gr. laga um framhaldsfræðslu 27/2010. Þar er kveðið á um skyldu samstarfsaðila Fræðslusjóðs til að miðla upplýsingum til Fræðslusjóðs.
Fræðslusjóður nýtir gögn úr INNU til að vinna tölfræðiupplýsingar og reikna út kostnað við framkvæmd sem nýttur er sem grundvöllur fyrir greiðslur til samstarfsaðila Fræðslusjóðs. Í INNU hefur Fræðslusjóður aðgang að eftirfarandi upplýsingum um þátttakendur í fræðsluviðburðum og raunfærnimati: kennitölu, netfangi, menntunarstigi og aðild að heildarsamtökum stéttarfélaga á vinnumarkaði (ASÍ, BSRB o.s.frv.).
Fyrir þátttakendur í ráðgjöf sem veitt er hjá símenntunarmiðstöðvum hefur Fræðslusjóður ekki aðgang að persónugreinanlegum upplýsingum.
Í tengslum við útgáfu fagbréfa gefa þátttakendur upp nafn, kennitölu og netfang. Þessi gögn eru afhent FA að undangengnu samþykki og eingöngu notuð til að gefa út fagbréf sem staðfestir tiltekna hæfni.
Vefsíður
Þegar vefsíður FA (frae.is, naestaskref.is og haefni.is) eru heimsóttar er óskað eftir samþykki til að nota vafrakökur (cookies). Þegar heimild fyrir því er veitt eru skráðar eftirfarandi upplýsingar um heimsóknina: IP-tala notanda, tegund vafra, útgáfa vafra, síður sem heimsóttar voru, tími og dagsetning heimsóknar. Gögn um heimsóknir á vefsíður eru notuð til að fylgjast með umferðinni.
Póstlistar
Á vefsíðum FA gefst tækifæri til að skrá sig á póstlista til að fá tilkynningar um það sem er efst á baugi á hverjum tíma og kynningarefni fyrir viðburði. Auðvelt er að skrá sig af póstlista með því að smella á viðeigandi hlekki í hverjum tölvupósti sem sendur er úr póstlista. Póstlistar eru eingöngu notaðir til að kynna FA og starfsemi tengda henni.
Miðlun persónuupplýsinga
FA miðlar ekki persónuupplýsingum til óviðkomandi aðila. Miðlun slíkra upplýsinga á sér aðeins stað með samþykki viðkomandi eða er í samræmi við heimild í lögum. Í sumum tilvikum er notast við þjónustuaðila og verktaka til að sinna þjónustu fyrir hönd FA. FA hefur gert samninga við þjónustuaðila til að veita svokallaða skýjaþjónustu. Skýjaþjónusta er netþjónusta sem gerir einstaklingum og fyrirtækjum kleift að nota hugbúnað og tæki fjarri vinnustað. Til að mynda felst slík þjónusta í varðveislu upplýsinga í netþjónum, tölvupóstþjónustu og veflausnum. Þjónustuaðilar sem samið er við hafa í gildi viðeigandi stefnur og verkferla til að tryggja að upplýsingar sem þeir meðhöndla séu varðveittar með öruggum hætti hverju sinni. FA notar sem stendur skýjaþjónustu þar sem upplýsingar eru varðveittar innan EES-svæðisins.
Ef FA gerir samning um þjónustu sem krefst vinnslu með persónuupplýsingar eru gerðir vinnslusamningar með það að markmiði að tryggja að öll vinnsla sé í samræmi við lög um persónuvernd.